Ban hành quy định tạm thời về quy trình tiếp nhận, cập nhật, chuyển giao văn bản đến; soạn thảo, trình duyệt ký, ban hành và phát hành văn bản đi trên mạng tin học tại các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã

QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND TỈNH HƯNG YÊN

Ban hành quy định tạm thời về quy trình tiếp nhận, cập nhật, chuyển giao văn bản đến; soạn thảo, trình duyệt ký, ban hành và phát hành văn bản đi trên mạng tin học tại các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã

________________________

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HƯNG YÊN

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Quyết định số 75/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

Căn cứ Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoat động của  các cơ quan hành chính Nhà nước;

Theo đề nghị của Chánh văn phòng UBND tỉnh Hưng Yên tại tờ trình số: 107/TTr-VPUBND ngày 06/9/2006,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy định tạm thời về quy trình tiếp nhận, cập nhật chuyển giao văn bản đến; soạn thảo, trình duyệt ký, ban hành và phát hành văn bản đi trên mạng học tại các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 12 năm 2006.

Điều 3. Chánh văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH CHỦ TỊCH (Đã ký)   Nguyễn Văn Cường

QUY ĐỊNH

VỀ QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, CẬP NHẬT CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN, SOẠN THẢO, TRÌNH DUYỆT KÝ, BAN HÀNH VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN ĐI TRÊN MẠNG TIN HỌC TẠI CÁC CƠ SỞ, BAN, NGÀNH, UBND CÁC HUYỆN, THỊ, XÃ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 121/2006/QĐ-UBND ngày 22 tháng 09 năm 2006 của UBND tỉnh)

________________________

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng áp dụng

1- Quy định này được áp dụng đối với tất cả lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên thuộc sở, ngành cấp tỉnh (sau đây gọi chung là sở); UBND các huyện, thị xã (sau đây gọi chung là UBND huyện) đã xây dựng và đưa vào hoạt động mạng tin học cục bộ (LAN) và kết nối vào mạng diện rộng của UBND tỉnh.

2-  Những văn bản chỉ gửi qua mạng máy tính.

- Văn bản gửi nội bộ trong cơ quan sở, UBND huyện: giấy mời họp, lịch công tác, các loại báo cáo tháng, các loại báo cáo, công văn, thông báo, văn bản sao y bản chính, sao lục.

- Văn bản cấp dưới gửi lên cấp trên bao gồm: Các báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất, lịch công tác.

- Văn bản cấp trên gửi cho cấp dưới bao gồm: Văn bản sao y bản chính, sao lục, giấy mời họp, thông báo, công văn đôn đốc nhắc nhở.

- Những văn bản gửi cho cơ quan khác để biết.

Điều 2. Các cụm từ dưới đây được hiểu như sau:

- "Văn bản đến"  trong Quy định này được hiểu là tất cả các loại quyết định, chỉ thị, tờ trình, công văn, báo cáo, hồ sơ trình giải quyết công việc, tài liệu, bản fax, đơn thư,... gửi đến các sở, UBND các huyện.

- "Hồ sơ trình giải quyết công việc"  là một bộ các văn bản, giấy tờ tổ chức hoặc công dân trình sở, UBND huyện giải quyết theo trình tự, thủ tục do pháp luật hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định như hồ sơ đề nghị phê duyệt dự án, hồ sơ xin cấp phép đăng ký kinh doanh, hồ sơ xin thuê đất, hồ sơ xin cải chính hộ tịch,...

- "Văn bản đi"  được hiểu là tất cả các loại quyết định, chỉ thị, tờ trình, báo cáo, công văn, hồ sơ, tài liệu... do Sở, UBND huyện ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo thẩm quyền.

Điều 3. Nguyên tắc tiếp nhận và ban hành văn bản

- Văn bản đi, đến phải được tổ chức tiếp nhận và gửi đi, được tập trung vào một đầu mối là Văn phòng cấp sở hoặc Văn phòng HĐND - UBND huyện.

- Tất cả các văn bản đi, đến phải được thực hiện đầy đủ các thủ tục theo quy định của pháp luật về công tác văn thư và cập nhật lên mạng tin học để theo dõi, quản lý và phục vụ cho việc tìm kiếm, khai thác, sử dụng thông tin được thuận lợi.

Chương II

QUY ĐỊNH VỀ CẬP NHẬT VĂN BẢN ĐẾN TRÊN MẠNG TIN HỌC

Điều 4. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào cũng đều tập trung tại Văn phòng Sở hoặc Văn phòng HĐND-UBND huyện (Văn thư hoặc "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả") để làm thủ tục tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký văn bản. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn phòng Sở hoặc HĐND-UBND huyện, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

- Văn phòng (Văn thư) có trách nhiệm nhập vào mạng máy tính những thông tin sau đây:

+ Số, ký hiệu, cơ quan ban hành, trích yếu văn bản, loại văn bản, độ mật, độ khẩn, ngày ký văn bản, số và ngày nhận được văn bản, gắn tệp (nếu có), phải xử lý hay không xử lý, người có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết.

+ Đối với các loại hồ sơ trình giải quyết công việc của tổ chức, công dân chuyển thẳng cho cá nhân, bộ phận chuyên môn xử lý (không qua thủ trưởng cơ quan) thì nhập vào mạng máy tính thêm thông tin người có trách nhiệm xử lý, ngày xử lý xong theo quy định của pháp luật hoặc quy định của sở, UBND huyện.

Điều 5. Phân phối, cập nhật việc chuyển giao văn bản đến vào mạng

- Văn bản đến phải được kịp thời trình cho lãnh đạo sở, UBND huyện hoặc người được lãnh đạo sở hoặc UBND huyện phân công giải quyết văn bản đến (sau đây gọi chung là người giải quyết văn bản đến). Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

- Căn cứ vào nội dung văn bản, người giải quyết văn bản đến giao cho cá nhân, bộ phận chuyên môn giải quyết nhưng phải chuyển qua Văn phòng, không được chuyển trực tiếp văn bản đến cho cá nhân, bộ phận chuyê môn. Văn phòng có trách nhiệm nhập vào mạng máy tính tên bộ phận, cá nhân nhận văn bản đến, ngày phải xử lý xong theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của sở, UBND huyện và chuyển cho cá nhân, bộ phận chuyên môn xử lý.

Chương III

QUY ĐỊNH VỀ SOẠN THẢO, TRÌNH DUYỆT KÝ BAN HÀNH VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN TRÊN MẠNG TIN HỌC

Điều 6. Soạn thảo, trình duyệt ký văn bản trên mạng máy tính

1. Cán bộ, công chức được giao chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo cho phù hợp và theo đúng trình tự, thủ tục quy định hiện hành của Nhà nước.

2. Soạn thảo văn bản phải được soạn thảo trên máy vi tính, gửi đến địa chỉ trên mạng cho những người cần xin ý kiến; gửi cho Chánh văn phòng (hoặc người giao nhiệm vụ thẩm tra văn bản trước khi phát hành) trước khi trình người có thẩm quyền ký văn bản. Những người được hỏi ý kiến có trách nhiệm tham gia ý kiến trên bản điện tử (phần mềm tin học cung cấp công cụ cho việc này) và gửi trở lại người soạn thảo trong thời gian quy định. Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Sau khi nghiên cứu các ý kiến tham gia, hoàn chỉnh lại bản dự thảo, cán bộ soạn thảo văn bản gửi bản thảo cuối cùng đến địa điểm chỉ trên mạng của người có thẩm quyền ký văn bản.

3. Người có thẩm quyền ký văn bản bổ sung, sửa chữa trực tiếp của bản dự thảo (nếu cần), sau đó in một bản để ký. Trường hợp phải bổ sung, sửa chữa nhiều hoặc, làm lại thì yêu cầu cán bộ soạn thảo thực hiện (phần mềm tin học cung cấp công cụ cho việc này).

Điều 7. Phát hành và gửi văn bản trên mạng máy tính

1. Văn bản, sau khi được người có thẩm quyền ký được chuyển về Văn phòng (Văn thư) để làm các thủ tục phát hành.

2. Văn phòng kiểm tra thể thức văn bản lần cuối cùng; nhập vào mạng máy tính số, ký hiệu, trích yếu, loại văn bản, độ mật, độ khẩn, người chủ trì soạn thảo, ngày ký, người ký văn bản, tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, gắn tệp (gắn nội dung văn bản).

3. Văn phòng lưu văn bản đi theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, yêu cầu người chủ trì soạn thảo văn bản ghi số, ngày tháng của văn bản, phần người ký phải ghi thêm cụm từ " đã ký" sau tên người ký và phát hành văn bản lên mạng, gửi đến địa chỉ trên mạng cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản để thông tin nhanh (nếu có địa chỉ trên mạng), sau đó gửi theo đường công văn.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Trách nhiệm của Giám đốc sở, Chủ tịch UBND cấp huyện

1. Trên cơ sở Quy định này, Giám đốc sở và chủ tịch UBND cấp huyện quy định chi tiết về quy trình tiếp nhận, chuyển giao, xử lý văn bản đến; soạn thảo, trình duyệt ký và phát hành văn bản đi trên mạng của sở, UBND huyện.

2. Chủ động tổ chức đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng kiến thức tin học cho lãnh đạo, cán bộ, công chức của sở, UBND huyện.

3. Củng cố bộ phận quản trị mạng, bộ phận hành chính tổng hợp; tổ chức triển khai, bảo trì và khai thác có hiệu quả mạng LAN của sở; UBND huyện.

4. Chỉ đạo cán bộ quản trị mạng thường xuyên theo dõi, kiểm tra hộp thư điện tử của sở, huyện trên mạng để tiếp nhận, chuyển giao thông tin trên mạng đầy đủ, kịp thời.

Điều 9. Trách nhiệm của Chánh văn phòng UBND tỉnh

1. Chỉ đạo Trung tâm Tin học của Văn phòng UBND tỉnh hướng dẫn các sở, UBND huyện thực hiện việc cập nhật, theo dõi văn bản đi, đến trên mạng tin học, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, ổn định cho việc truyền nhận thông tin thông suốt trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh.

2. Chỉ đạo kiểm tra, đôn đốc các sở, UBND huyện thực hiện nghiêm túc Quy định này, định kỳ báo cáo kết quả thực hiện với Chủ tịch UBND tỉnh./.