Về chấn chỉnh việc thực hiện quy trình văn bản

CHỈ THỊ

Về chấn chỉnh việc thực hiện quy trình văn bản

_____________________

Thực hiện Quy chế làm việc và Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Bộ đã ban hành, các đơn vị thuộc Bộ đã có nhiều chuyển biến tích cực trong việc thực hiện quy trình văn bản; hệ thống văn bản của Bộ đã từng bước đi vào nề nếp, chính quy; góp phần quan trọng giúp Lãnh đạo Bộ và Thủ trưởng các đơn vị trong việc quản lý, điều hành hành chính.

Tuy nhiên, vẫn còn số đơn vị chưa chú trọng trong thực hiện quy trình văn bản sai thể thức; một số thủ trưởng đơn vị đã ký văn bản quản lý hành chính nhà nước gửi vượt cấp lên các cơ quan của Đảng, Chính phủ và Quốc hội.

Để chấn chỉnh việc thực hiện quy trình văn bản, thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế làm việc của Bộ, Quy chế công tác văn thư-lưu trữ đã được Bộ ban hành, Bộ trưởng yêu cầu các thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ tổ chức thực hiện tốt các việc sau đây:

1- Thường xuyên chú trọng đến công tác văn thư, lưu trữ, bố trí công chức có chuyên môn về văn thư, lưu trữ làm công việc này; quan tâm nhắc nhở mọi công chức trong đơn vị thực hiện tốt quy trình văn bản.

2- Phân công trách nhiệm cụ thể cho Phòng Hành chính hoặc bộ phận văn thư rà soát văn bản trước khi trình ký, trước khi đóng dấu, bảo đảm không có văn bản không đúng thể thức, sai ngữ pháp, có lỗi kỹ thuật khi ban hành.

3- Thủ trưởng đơn vị không được ký văn bản gửi vượt cấp.

4- Không ghi học hàm, học vị, danh hiệu...(GS, TS, NSND...) trước họ và tên người có thẩm quyền ký đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước

5- Khi nhận được văn bản không đúng thể thức, đơn vị làm thủ tục hoàn lại nơi gửi và đề nghị nơi gửi hoàn chính văn bản trước khi ban hành.

6- Các đơn vị phải sớm ban hành Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư- lưu trữ (chậm nhất hết năm 2002 phải ban hành Quy chế này).

7- Tiếp tục đẩy nhanh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý khai thác văn bản.

8- Hàng năm, các đơn vị phải có báo cáo công tác văn thư, lưu trữ gửi văn phòng Bộ. Văn phòng Bộ phối hợp với các đơn vị tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị thuộc Bộ.

Yêu cầu thủ trưởng đơn vị phổ biến Chỉ thị này đến từng cán bộ, công chức của đơn vị và tổ chức của đơn vị và tổ chức thực hiện tốt quy trình văn bản.