Về công tác Văn thư, lưu trữ

CHỈ THỊ

Về công tác Văn thư, lưu trữ

____________________________

Tỉnh Lai Châu được thành lập đến nay đã được trên 2 năm. Sau hai năm đi vào hoạt động quản lý Nhà nước và điều hành kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội an ninh quốc phòng trên địa bàn tỉnh của các cấp chính quyền, các cơ quan quản lý chuyên ngành của tỉnh đã từng bước ổn định, góp phần tạo nên những kết quả đáng phấn khởi trên các lĩnh vực.

Tuy nhiên trong quá trình quản lý, điều hành của chính quyền các cấp, các ban ngành tỉnh việc ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền, việc soạn thảo, quản lý công văn giấy tờ, các văn bản pháp lý Nhà nước và công tác văn thư lưu trữ chưa được UBND các cấp và thủ trưởng các ban ngành, các đơn vị quan tâm đúng mức.

Để thực hiện nghiêm túc pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và qui định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Chủ tịch UBND các huyện thị xã, các ban ngành tỉnh, các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn tỉnh thực hiện ngay một số nội dung công việc sau:

1. Công tác soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước

Trong quá trình chỉ đạo điều hành công tác quản lý cần ban hành các văn bản phải thực hiện đúng qui định về thể thức và kỹ thuật trình bày đã được Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn tại Thông tư liên tịch   số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005.

Trong quá trình soạn thảo, phát hành văn bản thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã phải trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra về thể thức, nội dung không đúng với qui định hoặc trái với pháp luật và qui định của cấp trên cần phải sửa đổi và đính chính kịp thời (nếu đã phát hnahf). Mỗi cơ quan, đơn vị, huyện thị cần giao cho 1 cán bộ có trình độ, kinh nghiệm, hiểu biết pháp luật trong Văn phòng UBND (phòng Hành chính tổ chức) giúp thủ trưởng cơ quan, Chủ tịch UBND rà soát chỉnh lý các nội dung thể thức văn bản cho đúng với qui định trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành chính thức.

2. Về công tác văn thư: Mỗi cơ quan, đơn vị có tư cách pháp nhân và con dấu riêng đều phải bố trí công chức làm công tác văn thư và tổ chức quản lý văn bản, lưu trữ tài liệu tại cơ quan, đơn vị mình theo qui định tại Chương III Nghị định 110/2004/NĐ–CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ.

Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã phải bố trí từ 1 đến 2 công chức có trình độ chuyện môn từ trung cấp văn thư lưu trữ chuyên trách trong Văn phòng HĐND – UBND huyện, thị.

Các ban, ngành tỉnh phải bố trí 1 công chức trình độ trung cấp văn thư lưu trữ trở lên làm công tác văn thư lưu trữ chuyên trách (trừ các đơn vị cơ quan tổ chức cấp tỉnh có từ 20 biên chế trở xuống được bố trí công chức kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ)

Các đơn vị sự nghiệp thuộc ngành, các cơ sở đào tạo, trường học, các doanh nghiệp tỉnh có con dấu riêng được phép bố trí công chức kiệm nhiệm công tác văn thư lưu trữ.

Các cán bộ công chức làm công tác văn thư lưu trữ phải được bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn về công tác văn thư lưu trữ.

Các ban, ngành, đơn vị, huyện thị phải xây dựng qui chế quản lý về công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan mình, qui rõ trách nhiệm cho các công chức trong việc soạn thảo, phát hành, quản lý tài liệu. Tất cả các văn bản các ngành, đơn vị khác và cấp trên gửi đến phải được lập thành hồ sơ công việc hoặc tài liệu lưu trữ hiện hành để sử dụng và bảo quản. Hàng năm phải tổ chức rà soát các văn bản thuộc đơn vị và nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh (đối với các tài liệu thuộc danh mục lưu trữ lịch sử).

3. Về chế độ quản lý tài liệu lưu trữ

Ủy ban nhân dân các huyện, thị, các ban, ngành tỉnh hàng năm phải tổ chức thu thập, chỉnh lý hồ sơ tài liệu của địa phương, đơn vị mình quản lý đưa vào phông lưu trữ của địa phương đơn vị mình để quản lý sử dụng khi cần thiết theo qui định của Nghị định 110 và Nghị định 111 của Chính phủ, hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Cục văn thư lưu trữ va Trung tâm lưu trữ tỉnh. Các cá nhân, tổ chức không được giữ tài liệu lưu trữ tại nhf riêng, phòng làm việc riêng tại cơ quan, lưu trữ Văn phòng UBND huyện, thị để chỉnh lý đưa vào hồ sơ lưu trữ chung. Các tài liệu loại hủy cần phải lập danh mục báo cáo hội đồng xử lý tài liệu cơ quan, đơn vị, thủ trưởng cơ quan phê duyệt mới được tiêu hủy.

4. Về quản lý tài liệu mật

UBND các huyện, thị các ban, ngành tỉnh xây dựng danh mục bí mật Nhà nước và cấp độ bảo mật để trình UBND tỉnh phê duyệt. Tổ chức quản lý các tài liệu mật hteo qui định. Hàng năm cần rà soát để giải mật đối với các tài liệu đã hết độ mật. Trình UBND tỉnh phê duyệt mới đước đưa khỏi danh sách bảo quản theo chế độ bảo mật.

5. Tổ chức cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ và thực hiện chế độ đối với các công chức làm công tác lưu trữ

- Các công chức làm công tác văn thư lưu trữ chuyên trách phải đảm bảo có trình độ chuyên môn từ trung cấp văn thư lưu trữ trở lên.

- Các cơ quan, đơn vị được phép bố trí công chức kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ thì phải được bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công tác VTLT. Nếu công chức văn thư lưu trữ được giao kiêm nhiệm công tác khác thì buộc phải có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ.

- Các cơ quan, đơn vị được phép bố trí công chức kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ thì phải được bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công tác VTLT. Nếu công chức văn thư lưu trữ được giao kiêm nhiệm nhiệm vụ công tác khác thì buộc phải có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ.

- Yêu cầu UBND các huyện, thị các ban ngành tỉnh thực hiện đúng chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với công chức làm công lưu trữ theo Thông tư số: 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04 tháng 10 năm 2005 của Bộ Nội vụ.

6. Ủy ban nhân dân tỉnh giao cho Văn phòng UBND tỉnh củng cố kiện toàn Trung tâm lưu trữ tỉnh là đơn vị sự nghiệp trong Văn phòng UBND tỉnh. Tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn về công tác VTLT trong tỉnh.

Căn cứ vào các nội dung Chỉ thị này UBND các huyện, thị, các ban, ngành tỉnh theo chức năng, nhiệm vụ được giao và phân cấp quản lý đã qui định triển khai tổ chức thực hiện đối với các đơn vị thuộc huyện, ngành quản lý. Giao cho Văn phòng UBND tỉnh đôn đốc các huyện, thị, các ngành thực hiện Chỉ thị này báo cáo UBND tỉnh./.